Notre engagement envers vos données personnelles
Protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données a caractère personnel
1. Généralités
La police locale SeNe attache une réelle importance à la protection de la vie privée et a pour objectif de traiter les données à caractère personnel qu'elle reçoit ou collecte avec le plus grand soin.
Veuillez ainsi connaître la manière par laquelle les données à caractère personnel sont traitées et/ou collecte dans le cadre de ses activités de service.
La présente publication a pour volonté de montrer la transparence témoignée ainsi que de garantir le droit à l’information des personnes concernées au sens prévu par la législation applicable en matière de protection des données.
Par législation applicable, il sera entendu :
- Le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
- La loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel ;
- Les dispositions légales régissant spécifiquement l’exercice des missions de police administrative et/ou judiciaire, énumérées au point 4.4 du présent document.
2. Qu’est-ce qu’une donnée à caractère personnel
Selon l’article 4 du RGPD, une donnée à caractère personnel est:
« Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable […] notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ».
Le RGPD indique sans ambiguïté que toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable (« personne concernée ») constitue une donnée à caractère personnel. « Identifiable » doit donc s'entendre comme la possibilité d'identifier une personne physique directement ou indirectement au moyen d'un identifiant tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou un ou plusieurs éléments spécifiques à l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale de cette personne physique.
En outre, ce règlement prévoit que, pour déterminer si une personne physique est identifiable, il convient de tenir compte de tous les moyens dont on peut raisonnablement supposer qu'ils seront utilisés soit par le responsable du traitement, soit par toute autre personne, pour identifier la personne physique directement ou indirectement, tels que des techniques de ciblage
Il peut également s’agir d’une photographie, d’une adresse IP, d’un numéro de téléphone, d’un identifiant de connexion informatique, d’une adresse postale, d’une empreinte digitale, d’un enregistrement vocal, d’un numéro de sécurité sociales, d’un mail, … Parmi les données à caractère personnel, certaines données dites « sensibles » font l’objet de mesures de protection particulières.
3. Quelles données à caractère personnel sont traitées par la police locale SeNe
Il est procédé au recueil de données à caractère personnel :
- Au moyen de cookies fonctionnels lors de l’utilisation du présent site internet après avoir sollicité le consentement de chaque utilisateur ;
- Lorsqu’un citoyen prend contact avec la police locale de SeNe que ce soit en se présentant dans un commissariat, en contactant téléphoniquement la police locale de SeNe, lors de l’adressage d’un courrier ou un message électronique (email), par l’intermédiaire des applications électroniques (Facebook, Instagram, Tweeter) et par tout autre moyen de communication généralement dans le cadre des activités professionnelles ;
- Dans le cadre des contacts avec les partenaires, fournisseurs et autres cocontractants liés conventionnellement avec la police locale ;
- Dans le cadre de l’exercice des missions de police administrative et/ou judiciaire.
4. Quelles sont les finalités du traitement des données à caractère personnel ?
Le traitement de données à caractère personnel effectué par la police locale de SeNe est susceptible de répondre aux finalités suivantes :
4.1 L'utilisation de cookies dans le cadre de la consultation et de l’utilisation du site internet
Le site internet a pour finalité d’organiser une communication d’informations au citoyen. A cette fin, l’utilisation de cookies fonctionnels, après avoir recueilli le consentement de chaque utilisateur, est nécessaire en vue d’assurer le bon fonctionnement de ce site, sa sécurité et une analyse globale de son fonctionnement. La police fédérale est le concepteur de l’architecture générale du site et organise les conditions d’utilisation. La police locale organise le contenu pour tenter de fournir une série d’informations au citoyen sur les services rendus.
4.2 La récolte des données communiquées en cas de contact par des tiers, par nos partenaires ou par les autorités dont nous dépendons ;
Lorsque vous prenez contact avec la police locale de SeNe, que ce soit en vous rendant dans un commissariat, en contactant téléphoniquement nos services, en nous adressant un courrierl, au départ de nos interfaces électroniques (Facebook, Instagram, Tweeter) voire par tout autre moyen de communication, vous êtes amenés à fournir un ensemble de données à caractère personnel telles que mentionnées au point 2
La police locale de SeNe utilise ces données à caractère personnel à des seuls fins légales. Concrètement, cela signifie que si vous communiquez par exemple votre nom et votre adresse dans le cadre d’une demande de renseignements, ces données ne seront utilisées que pour répondre à cette demande. A défaut, il vous sera précisé les raisons pour lesquelles, il est sollicité de notre part de conserver les données. Généralement cette finalité repose sur un esprit de service. En aucune manière nous ne transférons les données personnelles collectées à des tiers, à un pays tiers ou à une organisation internationale.
4.3 La récolte des données des fournisseurs et autres cocontractants
La police locale SeNe est amenée à négocier, conclure et exécuter un certain nombre de contrats pour la fourniture du matériel, la prestation des services, la réalisation des travaux … utiles voire nécessaires pour permettre de réaliser ses missions. Elle est toujours possible de de devoir conclure avec des tiers des contrats permettant de disposer des droits nécessaires sur les bâtiments qu’elle occupe en tout ou en partie. La police locale de SeNe est un organisme public possédant la personnalité juridique soumit, pour la recherche et la conclusion de la plupart des contrats précités, aux dispositions de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics. Dans ce cadre, il est sollicité des offres, et conclut des contrats sur base de comparatif, le cas échéant après négociation avec les adjudicataires potentiels, pour en finalité exécuter ces contrats.
Dans ce contexte, la police locale SeNe est amenée à recevoir et traiter un certain nombre de données à caractère personnel telles que nom, adresse, données financières, expérience professionnelle, agrément(s) de diverses sociétés.
La police locale SeNe utilise ces données à caractère personnel dans les finalités pour lesquelles ces données ont été demandées et communiquées.
La police locale SeNe conserve dans une base de données spécifique les données d’identification et de contact ainsi que certaines données relatives aux activités professionnelles des personnes ayant participé à ces procédures. Cette base de données spécifique a une finalité unique : permettre à la police locale d’identifier des personnes pouvant être invitées à participer à certaines de ses procédures de marchés publics. Les personnes souhaitant la rectification ou l’effacement de leurs données à caractère personnel contenues dans cette base de données spécifique peuvent adresser leur demande à la police locale SeNe (voir point 12.2 ci-dessous).
Le traitement des données à caractère personnel aux fins mentionnées aux points 4 est régi par :
- Le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
- La loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel.
4.4 La récolte de données dans le cadre d’une mission de police administrative et/ou judiciaire.
La police locale SeNe peut également dans le respect des dispositions légales applicables, traiter les données à caractère personnel qu’elle reçoit ou collecte dans une finalité d'exercice d'une mission de police administrative et/ou judiciaire. .
Le traitement des données à caractère personnel est réalisé principalement au départ des bases légales suivantes :
- La loi du 5 août 1992 sur la fonction de police ;
- La loi du 7 décembre 1998 organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux ;
- Le Code d’instruction criminelle ;
- Le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
- La loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de données à caractère personnel, en particulier le Titre 2 de cette loi.
5. Principes de traitement et de conservation de vos données à caractère personnel
5.1 Principes de traitement
La police locale de SeNe veille également à ce que les données à caractère personnel collectées soient :
- Traitées de manière licite, loyale, transparente et sécurisée ;
- Adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
- Exactes et, si nécessaire, mises à jour ; toutes les mesures raisonnables sont prises pour que les données à caractère personnel qui sont inexactes, eu égard aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, soient effacées ou rectifiées sans tarder ;
5.2 Conservation
La police locale de SeNe organise la conservation et l’archivage des données à caractère personnel au départ des textes légaux et à défaut à l’aide de la circulaire ministérielle dénommée PlP 40 laquelle énonce les tableaux de gestion et tableaux de tri des archives de la police.
Les messages provenant des divers formulaires de contact du site internet, sont conservés pendant 1 an. Chaque citoyen bénéficie du droit de s’opposer à cet archivage. Pour ce faire, il formule la demande directement sur son adressage ou au départ de l’adresse électronique ZP.SeraingNeupre.Dataprotection@police.belgium.eu
Les données relatives à l’usage de notre site internet sont également conservées pour une durée n’excédant pas 1 an.
6. Qui a accès aux diverses catégories de données à caractère personnel
La police locale SeNe veille à ce que les données à caractère personnel qu'elle reçoit ou collecte ne soient transmises qu’aux personnes chargées de traiter ces données dans le cadre des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. S’agissant des données reçues ou collectées dans le cadre de ses missions de police administrative et/ou judiciaire, elles ne sont communiquées qu’aux personnes chargées de ces missions, dans le strict respect des dispositions légales énumérées au point 4.4 et en particulier des obligations liées au respect du secret professionnel.
Chaque membre du personnel de la police locale SeNe a été, et est, sensibilisé, dès son arrivée et aussi longtemps qu’il exerce ses fonctions au sein de la police locale SeNe, aux exigences de confidentialité et aux normes de sécurité qui doivent être respectées dans le cadre du traitement des données à caractère personnel. Conformément à ce qui est prévu à l’article 131 de la loi du 7 décembre 1998 organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux, l’exigence de respect du secret professionnel et du devoir de discrétion continue à s’imposer à tous les collaborateurs de la police locale SeNe même après cessation de l'exercice de leur emploi.
Les données à caractère personnel reçues ou collectées par la police locale SeNe pour fins mentionnées aux points 4.1 à 4.4 ne sont pas transmises à ou accessibles par des tiers, à un pays tiers ou à une organisation internationale sauf (i) dans le cadre d’une obligation légale, par exemple : l’adressage de documents contenant certaines données à caractère personnel aux autorités ou (ii) dans le cadre de contrats conclus avec des prestataires techniques qui ont alors la qualité de sous-traitant au sens de l'article 26 de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel.
En ce qui concerne les données à caractère personnel collectées par l’intermédiaire de notre site internet, elles pourront être transmises aux institutions et/ou personnes compétentes dans le cadre de certaines obligations légales qui incombent à la police locale, par exemple : cas de soupçons et/ou de détection de certains faits ou tentatives de faits punissables, si un utilisateur enfreint les conditions d'utilisation du site internet ou dans le but de préserver la politique de traitement des données à caractère personnel.
Les données à caractère personnel qui sont recueillies lors de l'utilisation de notre site internet sont traitées par deux membres du personnel de la police locale SeNe. Pour des raisons techniques, ces données sont également accessibles à l’hébergeur de notre site et de la base de données afférente. Certaines données peuvent également être collectées par des prestataires techniques externes. Tant l’hébergeur que les prestataires techniques précités ont alors la qualité de sous-traitant au sens de l’article 26 de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel.
7. Liens vers des sites web exploités par des tiers
Si vous souhaitez « cliquez » sur un lien vers un autre site internet, il est attiré votre attention sur le fait que vous arriverez sur un site internet pour lequel la police locale de SeNe n’est pas responsable du traitement.
8. Quels sont vos droits et comment les exercer
8.1 Droits des personnes concernées
Les personnes concernées, c’est-à-dire les personnes dont les données à caractère personnel font l’objet d’un traitement effectué par la police locale de SeNe, disposent :
- Du droit à l’information : la police locale de SeNe est tenue de fournir aux personnes concernées les informations sur le traitement de leurs données à caractère personnel prévues par l’article 37 de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel. C’est l’objectif du présent document.
- Du droit d’accès : la personne concernée a le droit d’accéder aux données à caractère personnel la concernant que la police locale SeNe a reçues ou collectées.
- Du droit à la rectification : la personne concernée a le droit d’obtenir du responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification et éventuellement la complétion, des données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes.
- Du droit à l'effacement : le responsable du traitement efface dans les meilleurs délais les données à caractère personnel, notamment lorsque le traitement constitue une violation des dispositions adoptées en vertu des articles 28, 29, 33 ou 34 de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel ou lorsque les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale à laquelle est soumis le responsable du traitement.
- Du droit à la limitation du traitement : au lieu de procéder à l’effacement, le responsable du traitement peut limiter le traitement lorsque (i) l’exactitude des données à caractère personnel est contestée par la personne concernée et qu'il ne peut être déterminé si les données sont exactes ou non ou lorsque (ii) les données à caractère personnel doivent être conservées à des fins probatoires.
Les droits des personnes concernées varient en fonction des finalités du traitement de données à caractère personnel effectué par la police locale SeNe :
- Si le traitement relève des finalités décrites aux points 4.1 à 4.4 du présent document, les droits des personnes concernées, tels que décrits ci-avant, peuvent être exercés de la même manière que les droits équivalents dont ces personnes concernées disposent dans le cadre de leurs relations avec tout autre service public ;
- Si le traitement relève d’une finalité d’exercice des missions de police administrative et/ou judiciaire de la police locale SeNe, l’exercice de ces droits peut être limité entièrement ou partiellement par la loi, le décret ou l’ordonnance dès lors et aussi longtemps qu'une telle limitation partielle ou totale constitue une mesure nécessaire et proportionnée dans une société démocratique, en tenant dûment compte des droits fondamentaux et des intérêts légitimes de la personne physique concernée, pour :
1° éviter de gêner des enquêtes, des recherches, des procédures pénales ou autres procédures réglementées ;
2° éviter de nuire à la prévention ou à la détection d'infractions pénales, aux enquêtes ou aux poursuites en la matière ou à l'exécution de sanctions pénales ;
3° protéger la sécurité publique ;
4° protéger la sécurité nationale ;
5° protéger les droits et libertés d'autrui.
8.2 Demande d’exercice des droits des personnes concernées
La demande tendant à l’exercice des droits visés au point 8.1 doit également être adressée à des interlocuteurs différents en fonction des finalités du traitement de données à caractère personnel visées par la demande :
- Si le traitement relève des finalités décrites aux points 4.1 à 4.4 du présent document, la demande pourra être envoyée sur l’adresse ZP.SeraingNeupre.Dataprotection@police.belgium.eu
- Si le traitement relève d’une finalité d’exercice des missions de police administrative et/ou judiciaire de la police locale SeNe, la demande devra être adressée à l’Organe de contrôle de l’information policière à savoir :
Organe de contrôle de l'information policière
Rue de Louvain 48 1000 Bruxelles
E-mail : info@organedecontrole.be
Contact via le site mail : https://www.organedecontrole.be/contact
9. Voies de recours
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés et/ou que le traitement de vos données à caractère personnel constitue une violation de la législation en matière de protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Organe de contrôle de l’information policière ou former un recours juridictionnel.
10. Sécurisation des données
La police locale SeNe traite les données à caractère personnel qu'elle reçoit et/ou collecte de façon à garantir la sécurité des données à caractère personnel, y compris la protection contre le traitement non autorisé et/ou illicite et/ou contre la perte, la destruction et/ou les dégâts d'origine accidentelle, à l'aide de mesures techniques et/ou organisationnelles appropriées.
11. Responsable du traitement et DPO
11.1 Responsable du traitement
Pour les traitements effectués par la police locale SeNe, le responsable du traitement est le Chef de Corps. Il est possible de le joindre au départ de l’adresse de messagerie
Yves.hendrix@police.belgium.eu ou de lui adresser un courrier postal à l’adresse Hôtel de police, Rue de la Bouteille n°65 à 4100 Seraing
11.2 DPO (Data Protection Officer/Délégué à la protection des données)
Vos remarques et réclamations relatives aux traitements de vos données à caractère personnel effectués dans le cadre des finalités décrites aux points 4.1 à 4.4 du présent document peuvent être adressées au DPO de la police locale SeNe :
Zp.seraingneupre.dataprotection@police.belgium.eu
12. Mise à jour de la politique concernant la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel
Le présent est susceptible de faire l’objet de mises à jour. C’est pourquoi il reste recommandé de le consulter périodiquement afin d’être informé de ses modifications éventuelles.